Full-Service von der Beratung und Entwicklung über die Produktion bis hin zur Lagerlogistik von kosmetischen Produkten. Das schreibt sich die Werner Schneider GmbH auf die Flagge. Damit der Betrieb dieses Versprechen einlösen kann, braucht es neben einem eingespielten Team auch eine flexible ERP-Software. Vor über drei Jahren packte der Geschäftsführer, Thomas Holzer, die Umstellung auf CASYMIR an – eine Entscheidung, die er nur empfehlen kann.
Rund 50 km südlich von München, in Bad Tölz, befindet sich die Werner Schneider GmbH, ein mittelständisches Unternehmen, das Kosmetika wie Cremes oder Lotionen herstellt. Mit 20 Mitarbeitern wickelt der Lohnfertiger komplette Aufträge ab: „Das geht von der Entwicklung der Rezepturen über den Einkauf von Rohmaterialien, die Herstellung bis hin zur Abfüllung und Verpackung“, erklärt der Geschäftsführer Thomas Holzer.

Nachverfolgung ist Pflicht

Die Produkte werden nach Kundenwunsch entwickelt und hergestellt. Typische Chargengrößen liegen zwischen 25 und 500 kg. Einen Teil des Geschäfts macht auch die Überarbeitung bereits bestehender Rezepturen aus. Damit ein Unternehmen dieser Größe erfolgreich am Markt bestehen kann, muss es flexibel und schnell reagieren können. Für die Verwaltung der Rezepturen wie auch für die gesamte Auftragsabwicklung braucht es eine Software, welche die Unternehmensprozesse möglichst genau abbildet. Doch das ist nicht die einzige Herausforderung: „In unserer Branche ist es heute Pflicht, dass Chargen und Produkte nachverfolgt werden können“, sagt Holzer. Das war mit dem alten System nicht mehr gegeben. Dieses bestand aus verschiedenen Teilsystemen mit vielen Schnittstellen. Es gab Medienbrüche und die Fehleranfälligkeit war hoch.
Also suchte der Geschäftsführer nach einer passenden Lösung, die einerseits die Fehlerquellen verringert und andererseits die Rückverfolgbarkeit gewährleistet. Doch viele CRM-Systeme waren zu teuer und für größere Firmen ausgelegt: „Ein Anbieter hat mir gesagt, für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern fange er gar nicht erst an.“ Schließlich stieß Holzer auf CASYMIR. Die ERP-Lösung lässt sich flexibel an das Unternehmen anpassen. Prozesse können einfach abgebildet werden und alle Informationen über Rohstoffe, Rezepturen, Artikel oder Kunden sind zentral in einem System gespeichert.

Ein Mehraufwand, der sich lohnt

Der Kosmetikhersteller führte die neue Software ab Sommer 2011 ein und ging damit ab Januar 2012 in den produktiven Betrieb über. Diese Zeit war für die gesamte Belegschaft eine große Belastung: „Die Einführung war hart. Es hat sich aber gelohnt“, sagt Holzer. Zunächst wurden die Prozesse abgebildet und ein Teil der Daten übertragen. Einige Zeit lief das neue System parallel zum alten. Holzer: “Immer wenn bereits bestehende Datensätze bearbeitet wurden, pflegten die Mitarbeiter diese gleich in CASYMIR ein. So konnte die Migration Schritt für Schritt stattfinden.“ 
Die gesamte Einführung des ERP-Systems dauerte nur etwa ein halbes Jahr. Für die Mitarbeiter war es anfangs eine Umgewöhnung. Auch dauerte es mit der schrittweise geführten Migration einige Monate, bis alle Daten im neuen System eingepflegt waren. „Aber von da an bedeutet CASYMIR eine echte Arbeitserleichterung und eine sichere Datenhaltung“, meint Holzer.
Die Werner Schneider GmbH verwaltet rund 300 Rezepturen und über 4000 Artikel mit dem ERP-System. „Wir nutzen nur einen kleinen Teil von CASYMIR. Mit dieser Software ließen sich noch viele andere Prozesse abbilden oder die gesamte Buchhaltung erledigen“, sagt der Geschäftsführer. Für die Auftragsabwicklung beim Kosmetikhersteller reichen fünf Arbeitsplatz-Lizenzen, die von den verschiedenen Mitarbeitern je nach Bedarf genutzt werden können. Anders als früher müssen die Datenflüsse nicht mehr so intensiv kontrolliert werden – es bleibt mehr Zeit. Holzer: “Ich kann mich daher mehr darum kümmern, bereits bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen, weitere Kunden zu akquirieren oder auch einfach nur neue Aufträge einzuholen.“ 

ERP ist eine Führungsaufgabe

Die lückenlose Dokumentation bringt laut Holzer auch ein neues Gefühl für die Mitarbeiter, weil plötzlich die Fehler transparent werden: „Niemand soll an den Pranger gestellt werden, aber Transparenz ist gut, um einmal gemachte Fehler nicht zu wiederholen.“ Der Geschäftsführer ist gefordert, mit dieser Situation umzugehen und eine Fehlerkultur zu pflegen. Etwas, das er vorher auch schon gemacht hat: „Doch mit den neuen Möglichkeiten, Fehler aufzudecken, rückt der Umgang damit noch einmal mehr in den Vordergrund.“ Der gesamte Betriebsablauf wird durch CASYMIR klar definiert und strukturiert, wodurch sich eine durchgehende Transparenz und Datensicherheit ergibt.
Holzer kann CASYMIR nur empfehlen: „Es ist ein bezahlbares System, das gut auf die eigenen Prozesse abgestimmt werden kann und sich flexibel auf verschiedene Unternehmensgrößen anpassen lässt. Die Einführung ist arbeitsintensiv, aber der Lohn ist eine sichere Datenhaltung und einfachere Auftragsabwicklung mit weniger Fehlerquellen.“

Werner Schneider GmbH
Gewerbegebiet Im Farchet 
Förchenholzstr. 21, 83646 Bad Tölz
Tel. 08041-8807, Fax 08041-70625
www.kosmetik-toelz.de

Autor: Thomas Meier * Bild-Quelle: Werner Schneider GmbH * Veröffentlicht im ChemieXtra Oktober 2015.